Organizar un viaje siempre es complicado. Sobre todo cuando hay que hacerlo entre varias personas. Para facilitar ese proceso, vamos a chequear algunas de las mejores opciones para agendar fechas de viaje; organizar nuestras fotos y videos; hacer listas de cosas a llevar y mucho más.

Organizar el viaje: consolidar la información

Vamos por orden. Una vez que ya compramos los pasajes y reservamos el lugar donde vamos a quedarnos, es más que importante consolidar la información de una manera simple de recuperar y que no dependa todo el tiempo de la conexión a Internet.

Si usan Gmail como gestor de correo electrónico, hay dos opciones muy sencillas y automáticas. Pueden instalar Google Trips, que está disponible de manera gratuita para iOS y Android. Esta aplicación va a listar todos los viajes que detecte en los mails que llegan a Gmail. Básicamente registra los códigos de reserva de las aerolíneas y hoteles, y los agrega a una lista. También hace lo mismo Google Inbox, el cliente de correo alternativo de Google, y en donde la empresa testea funcionalidades experimentales para Gmail.

Por supuesto que hay opciones manuales para manejar las reservas. Una de las aplicaciones más populares es Tripcase, una aplicación que nos permite cargar el código del vuelo y de manera automática sumará toda la información, como hora de salida, puerta y demás. Algo interesante es que si hay demoras o algún problema con el vuelo nos avisará de manera inmediata. Con utilidades muy similares tienen también a CheckMyTrip y TripIt.

Desde ya, otra fuente de información importante son las aplicaciones oficiales de las líneas aéreas. Es más que recomendable que revisen en las distintas tiendas de aplicaciones de Apple y Google para instalarlas, ya que les darán información sobre el vuelo, les permitirán hacer checkin y en muchos casos generar el código de abordaje. También avisan de demoras y problemas puntuales muchas veces más rápido que las aplicaciones genéricas de viaje.

Ya que hablamos de vuelos, hay varias formas de recuperar la información de viajes anteriores. De manera automática se guarda en nuestro historial de Google Maps si tenemos activado el seguimiento de nuestras actividades en Android. Si lo que prefieren es almacenar esos datos de manera manual, pueden usar FlightRadar24. Y si lo que quieren es conocer información sobre el modelo de avión en el que van a viajar para elegir un buen asiento, pueden chequear SeatGuru.

Organizar el viaje: documentación y listas

Ya falta poco para salir, y hay que comenzar a hacer las valijas. Una buena forma de no olvidar cosas importantes es hacer una lista. Hay muchísimas aplicaciones para crearlas, pero algunas son muy simples de utilizar desde el móvil y la Web. Hay varias opciones fáciles de usar: Microsoft OneNote, Evernote y Google Keep son algunas de ellas.

¿Y que hay de crear planes entre varios, si es que viajamos en grupo? Desde ya siempre está la opción de crear un documento colaborativo en Google Docs, Microsoft Word Office 365 o Dropbox Paper, pero mi opción favorita para esta tarea es Trello. Se trata de un gestor de tareas que permite crear múltiples columnas; por ejemplo, en el caso de un viaje, armamos una columna por cada día del viaje. Cada columna puede tener múltiples tarjetas, donde podemos incluir textos, fotos, enlaces, archivos adjuntos y más. Por ejemplo, si queremos planificar una visita a algún lugar, se puede agregar la dirección, el mapa, enlaces a la Web y más. Podemos sumar a otros usuarios de Trello para que agreguen información en cada columna. Trello tiene aplicación para móviles y guarda la información de manera offline, así que podemos consultarlo en todos lados.

¿Y que pasa con la documentación importante? Siempre es fundamental hacer una copia de los tickets de avión, la página del pasaporte con la foto, y las distintas reservas del viaje. Para ello hay que escanear la imagen, algo que hoy es muy sencillo de hacer con el teléfono móvil. Las aplicaciones para móviles de Google Drive, Notas (en iOS 11) y Dropbox permiten escanear de manera muy simple los documentos. Para que salgan mejor, lo más conveniente es situarlos sobre una superficie donde hagan mucho contraste -por ejemplo un fondo oscuro para un papel blanco- y con buena luz. El formato más conveniente para almacenar documentos es PDF, pero los archivos JPEG también sirven.

Y además de guardar los documentos en la memoria del teléfono, es importante hacer copias y subirlas a algún sistema de almacenamiento en la nube. Ya saben: el teléfono puede tener algún accidente, dejar de funcionar o incluso ser robado, por lo que hay que tener una copia de la documentación. Hay muchas opciones. Google Drive brinda 15GB de almacenamiento gratuito y 100GB por 2 dólares por mes.Dropbox tiene 2GB gratis y 1TB por 10 dólares por mes. Microsoft OneDrive por 7 dólares por mes suma 1TB de almacenamiento y licencias de uso del paquete de Microsoft Office. Amazon Drive, por último, 1TB por 60 dólares por año.

Estos cuatro servicios son además un espacio donde pueden guardar las fotos y videos del viaje y tener siempre a mano una copia. Todos tienen aplicaciones para móviles, que permiten hacer copias de las fotos y videos de manera automática cada vez que detecten una conexión Wifi. Incluso pueden hacer copia de las tarjetas de memoria, aunque eso suele requerir conectarlas a una notebook.

En el caso de las fotos, hay que agregar en el listado a Google Photos, que almacena fotos de manera ilimitada en el caso de que optemos por el modo automático, que guarda las imágenes optimizadas y con un máximo de 16 megapíxeles. El suceso de Google Photos a partir de esta propuesta es bastante impresionante: todos los días los usuarios suben 1200 millones de fotos. ¿Y Facebook no tiene nada en este mercado? Podemos subir nuestras fotos a los álbumes que nos brinda esta red social, pero si lo queremos hacer de manera privada tenemos que usar la aplicación Facebook Moments.

Organizar el viaje: guías y entretenimiento

A la hora de volar, es sabido que la mayor parte de los aviones ya cuenta con un sistema de entretenimiento. Pero, ¿qué pasa si lo que hay a bordo no nos interesa? En ese caso, lo mejor es llevar contenido ya guardado en nuestros celulares o teléfonos.

Si son de los que escuchan música, recuerden que servicios Web como Spotify, Apple Music y Deezer permiten marcar canciones y álbumes y guardarlos para escucharlos sin conexión a Internet. Normalmente esa posibilidad está reservada a quienes tienen cuentas premium, que suelen costar de 5 a 8 dólares por mes, depende el servicio.

Si lo que nos interesa es el cine, Netflix permite desde hace un tiempo bajar algunos de sus contenidos, no todos, al celular o la tablet. Por último, algunas aerolíneas han incorporado entretenimiento vía Wifi. Para ello es necesario usar la aplicación de la aerolínea, normalmente diferente a la que utilizamos para hacer el checkin.

Y el cierre: a la hora de leer más sobre las ciudades que van a visitar, y si les gusta el modelo de guías de viajes, Lonely Planet tiene una aplicación bastante interesante, llamada Lonely Planet Guides, con datos de muchas ciudades y funcionalidades en su mayor parte gratuitas. También hay muchos datos interesantes en aplicaciones como Google Trips y TripAdvisor.

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