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Trello, un gestor de actividades muy útil para viajeros

Cuando hay que organizar un viaje en pareja o entre varias personas, uno de los puntos a debatir de entrada es que herramienta se va a usar para compartir información, definir recorridos y anotar ideas. Muchos utilizan el correo electrónico para intercambiar datos, y terminan consolidando todo lo discutido en un documento de Word. Otras opciones ya más colaborativas son usar Google Drive o Evernote, que son buenas herramientas para escribir textos grupales.

Pero a la hora de organizar un viaje, hace falta tener una herramienta muy flexible y que ponga el foco en la organización diaria de un viaje. Después de testear muchas herramientas, finalmente la que mejor se adaptó a la organización colaborativa de un viaje es Trello. Desde ya, este servicio Web se puede usar para muchas otras cosas, pero me pareció interesante destacar las razones por las cuales es muy útil para los viajeros.

El primer punto interesante es que el formato de listas de Trello hace muy sencillo organizar el viaje por días. Cada uno de esos días admite la creación de tarjetas, lo que permite organizar la jornada de manera cronológica y por horas. Cada tablero o board permite tener un gran número de listas -en este caso, días- y se pueden sumar a otros participantes para que colaboren con más ideas y contenido. De esa manera, tendremos un tablero unificado para todo el viaje, compartido por todo el grupo.

Trello, organización por días

Trello, organización por días

En cada tarjeta podemos sumar textos, fotos, y hacer comentarios para indicar que cosas faltan definir o agregar. Cada una de ellas permite sumar adjuntos, que se pueden subir a Trello, o se agregan directamente desde Dropbox, OneDrive, Google Drive o Box. Allí podemos adjuntar las copias de los pasajes, las reservas hoteleras, menúes de restaurantes y lo que se nos ocurra. Cada tarjeta, además, tiene una URL única para compartirla por correo electrónico o mensajero instantáneo. En el menú desplegable que se abre a la derecha se puede ver el historial general de cambios de todo el tablero. Y cada tarjeta cuenta con su historial propio.

Un punto interesante cuando estamos en la ruta: como muchas veces la conectividad no es demasiado buena, podemos sumar datos a cada tarjeta con enviar un correo electrónico a una dirección secreta. De esa manera no es necesario entrar al sitio Web de Trello, que puede tardar un poco en cargar, y optar directamente por usar un cliente de correo electrónico.

Cada tarjeta admite palabras clave o keywords para encontrarlas de manera más sencilla; se pueden crear listas con tareas y que se pueden marcar una vez cumplidas; poner una fecha de vencimiento; y archivarla una vez cumplida la tarea.

Otro punto relevante para los viajeros: Trello tiene aplicaciones para las principales plataformas de móviles, como iOS, y Android. Y si fuera poco, es gratis de usar en todas sus funcionalidades centrales. Las cuentas pagas para individuos cuestan 5 dólares por mes, y permite tener adjuntos de mayor tamaño -250MB contra 10MB de la versión gratuita- y guardar búsquedas. Pero la versión sin costo de todas maneras permite crear un número ilimitado de tableros. Si usan otras aplicaciones para móviles, se puede integrar con aplicaciones como Sunrise, un excelente calendario. O consultarlo en los relojes Pebble con el uso de Prello, un cliente no oficial que permite consultarlo sin abrir el teléfono.

Si me olvidé de listar alguna funcionalidad de Trello útil para viajeros pueden avisar en los comentarios. De todos modos, si se acostumbran a usarla para viajeros, muy probablemente terminen adoptando Trello para otras tareas.

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2 Comentarios

  1. Tony Mayo 26

    Conocía Trello pero antes de leer tu artículo no me había dado cuenta del potencial que tenía para la planificación colaborativa de viajes. Es una herramienta excelente, bien escrita, diseñada, intuitiva y con buen soporte para tablets. Te agradezco tu nota por ayudarme a descubrirla. Un abrazo.

    • Jorge Gobbi Mayo 26 — Autor de artículo

      Yo lo estoy usando bastante desde hace 6 meses, y siempre descubro alguna funcionalidad nueva. Y es muy sorprendente que se puede usar todo lo relevante de manera gratuita, así que no hay muchas excusas para no adoptarlo.

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